В статье рассмотрен практический вопрос — как создать электронную отчетность родительского комитета класса в школе (или группы в детском саду) и опубликовать её для всех родителей.
Для этого создаём «облачный» табличный документ, содержащий строки, колонки и арифметические формулы (например, в Яндекс документах, в Гугл документах или ещё где-то) и даём доступ к этому документу либо всему интернету на чтение («доступ по ссылке»), либо строго по списку родителей (мало осуществимо, но очень эффективно — особенно в случае одновременной совместной работы нескольких родителей над документом). Доступ по списку малоосуществим потому, что большинство родителей не захотят или не смогут зайти в «облачный» документ под конкретной учётной записью, которую потребует сам электронный документ (если к нему не будет публичного доступа).
В «облачном» табличном документе будет 2-3 листа. Первый (самый главный) лист содержит «шапку» и 2 таблицы :
Таблица поступлений денег в разрезе ФИО.
Таблица расходов денег по датам и по статьям затрат.
«Шапка» содержит поля «Нужно сдать» (количество собираемых денег в год на одного ученика) и «Количество учеников» (в классе), а также другие поля.
Колонки таблицы поступлений денег :
- ФИО ученика (и/или родителя),
- Остаток денег на начало года (необязательная колонка — только для случая, когда какие-то деньги остались с предыдущего года),
- Сдано денег,
- Долг (формула, рассчитывается как «Нужно сдать» минус «Сдано денег»).
Колонки таблицы расходов денег по датам и по статьям затрат :
- Дата расхода
- Сумма расхода
- Предмет расхода (на что ушли деньги)
- Комментарий (свободное толкование того, на что ушли деньги)
- Расход на 1 человека (необязательная колонка, рассчитывается по формуле как «Сумма расхода» поделить на «Количество учеников»)
- Не общие расходы (денежная колонка — только для случая, когда различаются расходы по детям). В эту колонку из колонки «Суммы расхода» дублируются суммы расходов, признанные не общими.
Также на первом листе содержатся расчётные значения (итоговые, отражающие результаты деятельности родительского комитета по сбору и расходу денег) :
«Сдано» (рассчитывается как итог колонок «Сдано денег» и «Остаток денег на начало года»), «Сдано на 1 человека» (справочная колонка — рассчитывается как «Сдано» поделить на «Количество учеников»).
«Расходы» (рассчитывается как итог колонок «Сумма расхода»), «Расходы на 1 человека» (справочная колонка — рассчитывается как «Расходы» поделить на «Количество учеников»).
«Остаток» (рассчитывается как разность «Сдано» и «Расходы»), «Остаток на 1 человека»(справочная колонка — рассчитывается как «Остаток» поделить на «Количество учеников»).
«Не общие расходы» (рассчитывается как сумма всех «не общих расходов», формула имеет вид «SUM(L9:L)«, где «L» — колонка «не общих расходов» таблицы расходов денег по датам и по статьям затрат, а «9» — номер первого не-общего расхода в этой таблице). Этот расчётный показатель не обязателен и нужен только для случая, когда различаются расходы по детям.
Поскольку обе таблицы первого листа содержат фиксированное количество колонок, их можно расположить слева направо (сначала идут колонки первой таблицы, потом пустая колонка, потом колонки второй таблицы).
Заголовки первой таблицы могут располагаться в первой строке листа, заголовки второй таблицы могут располагаться в пятой строке листа, так как выше удобно расположить итоговые расчётные показатели («Сдано», «Расходы», «Остаток») и шапку первого листа : поля «Нужно сдать» (количество собираемых денег в год на одного ученика) и «Количество учеников» (в классе).
Второй лист «Остатки по ученику» (только для случая, когда различаются расходы по детям) содержит только одну таблицу «Остатки по ученику в случае необщих расходов».
Зачем этот лист вообще нужен? Дело в том, что некоторые дети не участвуют в определённых мероприятиях (например, экскурсиях или чаепитиях), а среди родителей всегда находятся те, кто не хочет платить (даже «копейки») за чужого ребёнка. Поэтому на детей таких «щепетильных» родителей не распределяются какие-то конкретные суммы расходов.
Колонки таблицы «Остатков по ученику в случае необщих расходов» (первые 4 колонки совпадают с таблицей поступления денег первого листа) :
- ФИО ученика (и/или родителя),
- остаток денег на начало года (необязательная колонка),
- Сдано денег,
- Долг (формула, рассчитывается как «Нужно сдать» минус «Сдано денег»).
- Расчётная колонка «Остаток» (формулу напишу ниже).
- Общие расходы (вычисляется как итог «всех расходов» минус «необщие расходы» — оба показателя берутся с первого листа).
- Не общие расходы (рассчитываемая колонка : формула в 4-й строке имеет вид «=SUM(H4:4)», где «H» — первая колонка собственно необщих расходов).
- <мероприятие необщих расходов 1>
- <мероприятие необщих расходов 2>
- <мероприятие необщих расходов 3>
- <и так далее>
Фактически количество колонок в таблице «Остатки по ученику» зависит от количества мероприятий необщих расходов, за которые платит родительский комитет.
Формула колонки «Остаток» (колонка номер 5) в этой таблице : сумма «Остаток денег» и «Сдано» минус «Общие расходы» минус «Не общие расходы».
Третий лист «Движения по безналу» (если нужно выделить движения по безналичным расчётам, например, по банковской карте, отдельно от наличных расчётов).
Примерный состав колонок таблицы «Движения по безналу» в этом листе :
- Дата
- Кто
- Что
- Сколько
Электронный документ готов и с ним можно работать весь год. Ссылку на него можно публиковать в родительских чатах мессенджеров и по электронной почте. Но запомнить ссылку на этот документ будет невозможно. Поэтому лучше изобрести «титул» для этого электронного документа : создать простенькую страничку в интернете с легко запоминающимся именем (содержащем номер и букву класса). Например, можно создать бесплатный блог на сайте блогспот.ру и сделать там всего одну запись, которая также будет содержать номер класса и HTML-ссылку на электронный табличный документ отчетности.
Или можно не создавать титул, а использовать «сокращатель ссылок» (например, vk.cc) для сокращения ссылки на электронный табличный документ. Эту ссылку проще пересылать и в некоторых случаях даже можно запомнить. Минусом этого способа является то, что сокращённая ссылка не несёт в себе информации о номере и букве класса, отчётность которого представлена по ссылке.